La gestione del tempo aziendale è una questione che interessa un po’ tutti e più che una disciplina, assomiglia a una dieta. Dieta, nel significato originale greco, era uno stile di vita; così gestire bene il tempo, qualcosa che scorre liquidamente e di cui non abbiamo apparentemente controllo, è qualcosa che riesce se stabiliamo una disciplina interiore che diventa uno stile di vita. Detto così, sembra qualcosa di troppo rigido: da caserma, ritmi scanditi meccanicamente; nel mondo aziendale fa pensare al taylorismo, quello dell’era industriale in cui si cronometravano le catene di montaggio. In realtà quello di cui stiamo parlando è affrontare la giornata, le ore che ci sono davanti, con una disciplina interiore che ci faccia percepire chiaramente quali sono le cose che vogliamo raggiungere, le cose che vogliamo realizzare oggi o, a inizio settimana, gli obiettivi che vogliamo raggiungere durante la settimana.

Come raggiungere il tuo obiettivo aziendale

Il primo è partire dalla fine. Come ci ha insegnato Covey, che è stato uno dei consulenti aziendali più efficaci, partire dalla fine, significa immaginare già quello che vogliamo aver raggiunto, in questo caso parliamo di settimane, ma potremmo allargare il discorso fra tre anni, quello che vogliamo raggiungere fra 5 anni, quello che vogliamo raggiungere fra 10 anni. Poi torniamo mentalmente indietro, creando quelle che si chiamano in azienda “milestones”  e quelle che noi italiani conosciamo benissimo: le pietre miliari. Cioè degli obiettivi intermedi, dei raggiungimenti e dei risultati intermedi che ci portino poi a 10 anni a 3 o a 1, a raggiungere il macro obiettivo.

Queste pietre miliari scandiscono il tempo, e danno quel giusto senso di urgenza che gli immunologi hanno anche scoperto essere positivo per la salute.

Chi lavora con un certo senso di urgenza, non eccessivo ed equilibrato, ha un sistema immunitario più forte, fa meno attenzione a piccoli disagi: lo starnuto, il livello di stanchezza, la sudorazione e va avanti con una certa adrenalina positiva.

Il senso di urgenza positivo nella gestione del tempo

È ovvio che, come in tutte le cose, se si eccede, si sfocia poi nel burnout quel livello di stress eccessivo che diventa negativo per la salute e per i risultati. Ma rimanendo su questo senso di urgenza positivo, noi capendo cosa vogliamo realizzare a fine anno, se stabiliamo anche degli step intermedi, le famose pietre miliari, capiamo anche che per raggiungere quell’obiettivo a fine anno, fra sei mesi dobbiamo raggiungere un obiettivo intermedio che non sempre è la metà. Non è solo dividere in due. Dipende dal contesto, dall’obiettivo che vogliamo raggiungere. Poi dividiamo ulteriormente: questa è la logica aziendale.

Pianificazione strategica aziendale

Quindi l’anno solare o a seconda della categoria merceologica, l’anno di esercizio, i 6 mesi e poi il quarter e il trimestre. Ogni quarto di anno si fa un feedback accurato per capire cosa è successo, cosa abbiamo fatto, se la strategia funziona, quali accorgimenti dobbiamo operare per migliorare la strategia, per cambiare eventualmente delle tattiche, delle azioni. Ecco, ragionando così poi si arriva al mese, quindi da qui a un mese cosa devo realizzare se voglio veramente realizzare tra tre mesi quella pietra miliare e tra sei mesi quell’altra, e fra un anno l’obiettivo? Scomponiamo ulteriormente, sempre ispirandoci a Covey, quel mese in quattro settimane; le quattro settimane che semplicemente, usando la gmail di Google , hai gratuitamente il calendario sul tuo telefono. Quindi la settimana lavorativa del calendario Google; e qui ragioniamo un po’ diversamente. È vero che in una settimana tenteremo di realizzare una parte dell’obiettivo mensile è anche vero che metteremo proprio gli impegni in calendario e negli orari.

Esempio di gestione del tempo aziendale

Per esempio, lunedì alle 11 incontro con Rossi. Quanto durerà presumibilmente? Ipotesi di un’ora. Quindi noi non metteremo dalle 11 alle 12, metteremo dalle 10,30 alle 11,30 tenendo conto dei vari imprevisti: ritardi, oppure la durata maggiore dell’incontro. Questo perché, nella vita reale bisogna considerare un tempo cuscinetto. Per non soffocare il nostro calendario, la nostra agenda. Quindi, faremo così: metteremo in calendario tutti gli impegni della settimana principali.

 

Questo fin qui descritto, è una breve descrizione su come potrai andare a gestire il tempo in termini di risultati ed obiettivi.

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