Avrai sentito parlare di produzione snella o “lean”, il modello di ottimizzazione della produzione creato e applicato da Toyota. Oggi vogliamo parlare di uno degli strumenti che è all’interno di questo processo, si tratta della cosiddetta Kanban Board. Nel suo principio fondamentale è estremamente semplice e lineare, ma può essere ampliato. Il principio su cui si basa e la sua struttura ne fanno uno strumento duttile e funzionale.
Immagina di avere una lavagna e un blocchetto di Post it e di scrivere tutte le cose che hai da fare, una su un foglietto e di attaccarlo su questa lavagna. Cosa faresti con questi foglietti se la lavagna fosse divisa in tre colonne? Le colonne sono: “To do” (cose da fare); “Doing” (in corso di lavorazione) e “Done” (cose completate). Probabilmente metteresti tutte le cose da fare sotto la prima colonna.
Il vantaggio dei foglietti è che, a seconda di quanto porti avanti le singole cose, puoi spostare i foglietti da una colonna verso l’altra, perché no, anche indietro (un processo che pensavi concluso può tornare alla fase “Doing” per essere rivisto…). Un esempio è riportato sull’immagine del post.
Una kanbanboard ci aiuta ad avere una visione d’insieme (come già abbiamo descritto nel post sulle priorità della gestione del tempo), la stessa che avremmo coi singoli foglietti, ma di avere la visione del processo che stiamo seguendo. Le tre colonne non sono il processo che stiamo seguendo? E poi, parlando di personalizzazione, è possibile aggiungere una colonna (ad. es. “Test”, prima della fase “Done”) per passaggi di processo che riteniamo utile aggiungere.
Oltre a darti una visione d’insieme, questo strumento aiuta le aziende e anche le singole persone, ad essere più produttive, avendo il presidio delle varie attività all’interno dei singoli processi. Inoltre, immagina un gruppo di lavoro, dove ad esempio a diverse persone corrispondono diverse persone.
Possiamo utilizzare un’unica Kanbanboardper tutti i progetti, restando magari più a livello macro. Si può creare una Kanban per ogni progetto, dell’azienda o della persona.
Il principio che c’è di fondo è estremamente semplice ma potente: le attività partono tutte dalla prima colonna (che probabilmente sarà sempre, ma non è detto, “To do”), e all’interno di questa potrebbero essere messe in ordine di urgenza, quindi in alto le più urgenti. Vengono poi spostate nelle varie fasi. Le colonne sono il processo di lavorazione che può anche essere composto di più colonne. La lettura è quindi verticale, di priorità e orizzontale di processo.
Un’altra variante potrebbe essere quella di utilizzare i colori diversi per diversi clienti, o per diverse priorità temporali (i rossi più urgenti, i verdi meno). Insomma, questo strumento è uno dei tanti che ti proponiamo per il miglioramento dell’efficienza. Vieni a scoprire gli altri.
