Nella gestione del tempo l’obiettivo è concordare le priorità e, in questa ottica, dobbiamo essere consapevoli, mentalmente e per iscritto, di ciò che riteniamo veramente importante.
Esiste un metodo che Covey ha portato a conoscenza del grande pubblico aziendale; un metodo splendido che ha inventato Dwight D. Eisenhower, mentre altri sostengono che risalga a Benjamin Franklin. Da allora è stato utilizzato dalla maggior parte dei presidenti americani e in ogni caso viene definito The Eisenhower Time Matrix (la matrice del tempo di Eisenhower), semplice ed efficace è allo stesso tempo utilissima. Ora, dopo questa breve introduzione, puoi prendere un foglio e una penna e dividere il foglio in quattro quadranti. Per intenderci fai una grossa croce al centro del foglio, così otterrai quattro aree di dimensioni uguali.
In un piano cartesiano, l’asse delle ordinate rappresenta l’urgenza (verticale) e quella delle ascisse l’importanza (orizzontale).
In alto a sinistra trovi il 1° quadrante, quello delle attività Urgenti e importanti: qui scriverai le attività da fare subito, che nel mondo aziendale delle multinazionali vengono identificate come as soon as possible (appena possibile). In Italia si usa dire “da fare ieri”. Quest’area indica il senso di urgenza effettivo e vi rientrano le attività in ritardo, in scadenza o già scadute.
In alto a destra trovi il 2° quadrante, quello delle attività Importanti, Non urgenti: in quello che definiamo il quadrante dell’eccellenza. Il quadrante 2 che Covey definisce della vera efficacia è quello che crea il successo. Qui vi sono le attività che portano alla realizzazione dell’obiettivo; in campo aziendale, ma anche personale:
- la formazione,
- il coaching,
- la ricerca e lo sviluppo,
- il marketing,
- strutturare i processi,
- la comunicazione efficace,
- le relazioni,
- il miglioramento costante di tutto ciò che facciamo,
- lo studio,
- la costruzione di un network relazionale, ovvero una rete di persone
- il benessere fisico e mentale,
- la gestione di spazi per se stessi.
Il 2° quadrante è quello dove dovresti focalizzare la maggior parte delle tue energie. È così importante in quanto, laddove non completassi un task (un compito), automaticamente questo andrebbe a finire nel 1° quadrante; dove si lavora male, di urgenza, in velocità, senza criteri, spesso senza strategia, stressati, facendosi del male, conducendo se stessi al burnout e l’azienda a perdere qualità.
In basso a sinistra c’è il 3° quadrante, Urgente e non Importante,. È frutto della disorganizzazione. Ci sono i task, i compiti, che sono sia urgenti, ovvero da fare subito, ma non necessariamente così importanti per il raggiungimento dell macro obiettivo. Su questo punto sono piene le agende delle persone che lavorano male, o meglio poco efficacemente e efficientemente.
Il 4° quadrante viene definito Non urgente e non Importante, ed è in basso a destra. È caratterizzato dall’assenza di importanza e di urgenza ed è suddiviso a sua volta in due sotto aree.
Una positiva, ovvero:
- le pause brevi,
- il relax,
- l’ozio creativo,
- le interazioni piacevoli con i colleghi, con gli amici,
- la passeggiata,
- brevi telefonate personali,
- vedere un video carino subito dopo la pausa pranzo.
La parte negativa:
- il gossip,
- lamentarsi,
- focalizzarsi su ciò che non va,
- dilatare le perdite di tempo e le interruzioni,
- rispondere sempre a tutti,
- le chiamate inutili,
- essere sempre reperibili,
- non dire mai di no,
- fare micro tasks, compiti piccoli senza criterio;
- interrompere cose importanti.
Allora, nella tua agenda, quanto è pieno il 2° quadrante? Se rappresenta più del 60% del totale delle tue ore di lavoro fai parte di quell’esiguo numero di persone e aziende veramente eccellenti; se invece hai un 1° quadrante intasato di attività, sappi che sei nella norma, ma puoi migliorare.
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